Е-пошта је валута пословне комуникације у данашњем свету. Иако постоје екрани и жице између пошиљаоца и пријемника, одржавање правилне љубазности и бонтона је и даље важно. Лутање и куцање небитних фраза једнако је лоше као и вербално избацивање бесмислице пред клијентима или менаџерима. Побољшање комуникационих вештина на овај начин је неопходно ако желите да успете у послу.
Сваког дана се пошаље преко 100 милијарди имејлова, а просечно време проведено у читању сваке је 15-20 секунди. Нека буде кратак, поготово јер се 65 посто све е-поште отвори прво на мањем мобилном екрану. Један од начина да обезбедите да ваша порука буде примљена - и да вам притом репутација не буде угрожена - је да одмах уклоните ових 10 бесмислених фраза из е-поште.
1. 'Имајте на уму ...'
Ова фраза се често користи јер звучи професионално, али је увек непотребна. Уместо тога, будите директни и концизни. Ако одвојите време за писање е-поште, прималац већ зна да је ваша намера да га о нечему обавестите. Рећи им да ћете то учинити је подсвесно вређање њихове интелигенције.
2. 'Молим вас, не устручавајте се да ме контактирате ...'
Када користите ову фразу, још једном изјављујете очигледно. Људи ће вас контактирати ако их занима шта сте послали или ако имају питања у вези са вашом поруком. Будући да своју дигиталну слободу говора могу остварити сами, није потребно да их позивате или им омогућавате приступ да одговоре.
3. 'Ја само ...'
Недавно је Еллен Леансе, оснивачица компаније Кармахацкс, разбарушила неколико пера када је прозвала женску прекомерну употребу речи „само“ у професионалној комуникацији. У посту на ЛинкедИн-у, Леансе се противи тој речи - за коју тврди да је жене користе три до четири пута чешће од мушкарца - рекавши:
Почео сам да примећујем да „само“ није уљудност: то је била суптилна порука подређености, поштовања. Понекад је то било самозатајно. Понекад чак и дволичне. Кад сам почео стварно да слушам, схватио сам да је његово ударање из фразе готово увек разјаснило и ојачало поруку.
Без обзира да ли се слажете са њеним закључцима или не (и неколико других истакнутих гласова се не слаже), њена расправа о „само“ као „детету“, према моделу Трансакционе анализе који је објавио Ериц Берне, заслужује неко истраживање. У међувремену, клоните се ове фразе и уместо тога одаберите коначнији језик.
4. 'Мислим ...'
Пошиљаоци често укључују „Мислим ...“ како би умањили потенцијални ударац будућег одбијања, али користећи ову фразу говорите примаоцу да нисте сигурни у себе. Кад год комуницирате - у е-порукама или у стварном животу - морате бити сигурни у поруку. Ако то не учините, ризикујете да прималац занемари ваше мишљење и крене даље са другом идејом. Приказивање самопоуздања на радном месту је кључ успеха.
1975, 22. новембар
5. „У прилогу пронађите ...“ или „У прилогу пронађите ...“
Можда се чини мањим, али заправо ништа не може бити приложено у е-поруци. Датотеке се могу приложити, али заправо ништа не може бити смештено у е-пошту. Користећи било коју од ових фраза, писац избегава употребу заменице „И“, али реченица звучи архаично. Једноставно обавестите читаоца: 'Приложио сам ...'
6. 'Надам се да сте добро ...'
Ова фраза се обично пише у два наврата. У једном случају се чини непосредно пре него што ударите примаоца нечим непожељним. Друга је када желите да глумите блиску везу са неким или искрено интересовање за некога кога нема. Ако сте искрено заинтересовани за нечије благостање, разговарајте о томе директно, уместо да користите ову фразу за попуњавање.
7. 'Мислио сам да ћу пружити руку ...'
Не знам за вас, али ова фраза ме тера да замислим малишана како се хвата за нешто што је недоступно из наслона седишта у аутомобилу. Такође делује врло плахо и осликава несигурност. Уместо тога, једноставно напишите своју поруку или питање и будите директни. Уместо да кажете „Мислио сам да ћу пружити руку“, реците „Волео бих да вас почастим ручком и разговарам о мојој пословној идеји“. Премлаћивање око грмља никоме не иде на руку. Уместо тога, разјасните своју намеру примаоцу да је види.
8. 'Могу ли да ти одаберем мозак?'
Ово у основи говори ономе коме шаљете поруку да желите да му одузмете време, а да заузврат не понудите ништа вредно. Уместо тога, нагласите да с примаоцем делите занимљив или користан увид, дајући тој особи до знања да желите двосмерну улицу сарадње између вас двоје у будућности.
Када поредавам говорне ангажмане, открио сам да је овај тупи приступ најбоље функционисао - што је резултирало стопом успеха од 52 процента у добијању поруке о праћењу, у поређењу са стопом одговора од 20 до 27 процената код осталих метода које сам покушао.
Лав и Рибе у кревету
9. „Кога то може занимати ...“
Постоји неколико сценарија у којима је ова фраза прикладна, али њих је мало и далеко. Ако знате на кога се односи ваша порука, обратите се тој особи директно, уместо да се кријете иза овог увода. Коришћење горње фразе уместо именовања појединца чини вам се несигурним и непотребно формалним. Притисните дугме за брисање пре него што пошаљете е-пошту која садржи ове речи.
10. 'С поштовањем ...'
У прошлости је ова фраза била популарно скраћивање више погођених затварања, али у данашњој комуникацији путем е-поште звучи врло формално и неискрено. Генерално, можете да затворите е-пошту једноставним „Хвала“ или само својим именом. „Наздравље“ је још једна забавна опција која преноси добре жеље без наилажења на загушљивост или заглављеност. Ових дана сви разумемо када се порука завршила. Нема потребе да се предузимате са формалним затварањем.
Искорачите до плоче и напишите бољи е-маил. Колеге ће ценити краткоћу ваших порука и добићете бољи одговор када ваши захтеви буду јаснији. Нема потребе за паперјем и пунилом у е-пошти. Једноставно реците шта мислите. Резултати ће рећи сами за себе.
Које фразе вас највише нервирају у е-пошти? Поделите своје највеће кућне љубимце путем е-поште у коментарима испод.
