Као тренеру лидерства, једна од главних ствари на којима радим са лидерима је њихова продуктивност. Ово је чест проблем у многим организацијама, посебно код компанија са великим растом. Брзи раст пословања и темпо промена остављају многе руководиоце да се боре да остану организовани и концентрисани, што резултира нејасним личним резултатима.
Кључ сваког система продуктивности је фокусирање на вредност, а не на напор. Руководиоци који се усредсреде на проверавање што више ствари са својих спискова обавеза сваког дана, не размишљајући о томе шта стављају на те листе, учиниће много, али често не успевају да дају значајне резултате. Руководиоци који сматрају шта су најважније акције са највећим утицајем створиће дугорочну вредност и биће изузетно успешни.
Једна од најбољих навика која ће вам помоћи у овој потрази је развијање процеса личног недељног планирања. Ако одвојите време за планирање недеље, можете да идентификујете најбоље време и енергију и најбоље се организујете за успех. Ево како планирам недељу у недељу увече, тако да могу са поуздањем да ударим о земљу у понедељак ујутру.
1. Очистите ум.
Прво што радим кад год размишљам о широј слици и покушавам да планирам је да прочистим ум како бих разјаснио мисли. Овај процес пролази кроз листу упутстава у различитим категоријама, тражећи ствари којих се покушавам сетити и обавезе које сам преузео (оно што научници називају когнитивно оптерећење ), и вади их на папир. Ово ми одвлачи пажњу из главе, тако да се могу боље усредсредити на посао који радим.
2. Прегледајте недељу која долази.
Мој следећи корак је преглед распореда наредне недеље. Препоручујем употребу стратегије Дефенсибле Цалендар, која побољшава вашу продуктивност организовањем распореда у велике делове времена са задацима који су груписани према важности и хитности. Ово ће вам олакшати организацију и управљање послом.
Ако мој план није добро организован, захтевам промене како бих ослободио непрекидно време у свом календару како бих створио фокусирано време и оптимизовао путовања и логистику. Ово је такође време да идентификујем било који припремни рад или рецензије које морам да обавим током недеље.
3. Радујте се три до пет недеља.
Једном када ове недеље будем под контролом, гледам унапред још три до пет недеља да бих пронашао било шта што би захтевало било какву акцију у наредних седам дана. Тражим ствари попут путних аранжмана, већих пројеката и креативног развоја. Ово спречава изненађења која стварају ватрогасне вежбе за мене или мој тим.
4. Размислите о последњој недељи.
Једном када добро схватим будућност, осврћем се на последњих недељу или две и видим да ли постоје неке отворене ставке или радње из претходних догађаја које сам можда пропустио. Тражим могућности да напишем кратке захвалнице и да потврдим било какве акције или планове који су произашли из претходних састанака. Такође ћу искористити ово време да размислим о томе шта је прошло добро, а шта није, и како могу побољшати свој распоред и планирање у будућности.
5. Проверите своје дугорочне циљеве.
Даље проверавам своје кварталне циљеве и кључне резултате. На основу тога где желим да будем на крају квартала, проверим да ли треба да напредујем и поставим задатке за наредну недељу. Такође ћу контактирати људе са којима треба да се координишем или сарађујем како бих заказао време или заказао састанке.
6. Поредај по хитности и утицају.
Једном кад запишем задатке и подсетнике, почињем да сортирам и организујем. Направићу белешке о сложености и величини, а затим ћу их сортирати по два главна критеријума. Прво је хитност, што је најважнији задатак ове недеље. У основи, ако то одложим за следећу недељу, да ли ће то узроковати проблеме мени или другима? Други критеријум је утицај, а то је колико ми овај задатак ствара краткорочно и дугорочно.
Ако сам све исправно урадио, распоред ће ми бити добро структуриран и имаћу план како ће се недеља одвијати. Имаћу неколико временских блокова за фокусирани рад, групишући сличне задатке како бих могао остати у истом начину размишљања и минимализовати пребацивање задатака.
Наравно, живот се дешава, а у понедељак ујутро може се догодити нешто неочекивано и мораћу да све поново распоредим. И то је у реду.
Вредност планирања није у томе што ће се план извршити савршено. Кад не буде, схватићете шта вам је на тањиру, који су вам приоритети и како желите да реорганизујете ствари да остану у плану.
