Моја поштанска пошта тренутно има 93 е-адресе, од којих је 15 непрочитаних. Колико имаш?
Током последњих неколико година, Инбок Зеро је постао популарна техника управљања временом. Развио га је Мерлин Манн, Инбок Зеро заговара да поштанско сандуче е-поште увек буде празно. Адвокати Инбок Зеро, хвале се да су супериорнији од нас осталих. Будући да су у стању да одржавају празно сандуче, постигли су неуредан мозак и могу се боље фокусирати на важне ствари.
Ово ме излуђује. Инбок Зеро је потпуно губљење времена. Сматрам се стручњаком за само неколико ствари на овом свету, а управљање временом је једна од њих. Имати тренутно примљено и минимално поштанско сандуче је заиста драгоцено, али осигурати да моја поштанска пошта буде на нули свакодневно је растрошно и ометајуће.
Ево пет техника управљања временом које бих изабрао за Инбок Зеро било ког дана у недељи:
1. Бумеранг
Бумеранг је Гмаил екстензија. То је најбољи алат за управљање временом који сам открио у својој професионалној каријери. Ако очекујете одговор из е-поште коју сте послали, можете одабрати да се та е-пошта појави на врху вашег сандучета касније и по вашем избору, ако до тада нисте добили одговор. Такође можете да саставите е-пошту у било које доба дана и да је пошаљете касније. Често ћу писати е-маилове у 23:00 или 6:00, и користити Бумеранг да им пошаљу радно време, како не бих ометао саиграче.
2. Трелло
Трелло је бесплатан алат за управљање задацима, доступан на вебу и на мобилним уређајима. Трелло вам омогућава да задате приоритете и формирате разне листе. Можете имати листу „Обавезе данас“, листу „Позиви за упућивање“ и још много тога. Опције су безбројне.
Можете чак и било коју е-пошту да проследите Треллу. Унутар плоче Трелло кликните на „Прикажи мени“, затим на „Још“, а затим на „Подешавања е-поштом на плочу“. Пронаћи ћете јединствену адресу е-поште. Проследите све имејлове на ову адресу е-поште и они ће се додати на вашу Трелло таблу.
Ово је изузетно корисно за све оне е-адресе које су заправо ставке „Обавезе“ и које нису нужно временски осетљиве, али на које желите да се обратите у неком тренутку.
3. Филтрирајте е-пошту и откажите претплату
Обоје имају исту сврху - прескочите пријемно сандуче. Одјава са листа е-поште захтева време, али то је огромна уштеда времена и вреди улагања. За е-пошту коју желите да примате, али не треба да је читате, попут купона за омиљене продавнице и маилинг листа, подесите филтер за е-пошту како бисте прескочили пријемно сандуче и прешли директно на е-пошту.
Имам етикету под називом „Попусти и понуде“. На овај начин, кад год сам на тржишту за попуст, једноставно одем у ову фасциклу и видим шта је доступно.
4. Три најбоље листе
Читање е-маила како долазе је потпуно произвољно и реактивно - супротно приоритетном и проактивном.
Уместо да вас везују за е-пошту цео дан, свако јутро направите листу са три главна и три лична задатка која намеравате да обавите до краја дана. Држим своје три најбоље листе у Треллу. Папир такође ради, као и свако друго место које сте изабрали да задржите листу. Задаци би требали бити довољно мали да би се могли извршити.
Ако морате да напишете преглед перформанси, а требало би да буде за недељу дана, прва три задатка би могла бити да данас потрошите 30 минута на њега.
5. Искључите СВА обавештења е-поштом
Знате ко сте - ако не можете да одржите разговор без провере телефона или сата, обећајте ми да ћете данас узети 10 минута и искључити обавештења.
Верујем да на преносним рачунарима не сме бити нула обавештења, а на телефонима само обавештења путем текстуалних порука. Стално отварање е-поште само да бисте одмах одговорили или је извадили из пријемног сандучета, чак и ако ћете користити Бумеранг да бисте је одложили за неки други дан, потребно је непрестано пребацивање задатака.
Истраживања су доказала да је мултитаскинг неефикасан, а ми који се можемо усредсредити на један задатак имамо велику предност. Ако не можете сами да искључите сва обавештења, искључите колико год можете.
6. Само реци не
И на крају, ако све друго закаже, само реците не. То је мит да морате водити рачуна о свим захтевима.
Не будите безобразни и духови, али ако имате задатак који ове недеље изгледа никада није довољно важан, реците особи да им једноставно не можете помоћи. Или смислите начин како да им помогнете, што вам одузима пет минута или мање. Ако знате некога другог ко би могао ценити прилику да изврши задатак, погледајте да ли можете да сарађујете и укључите друге да преузму посао.
